Несмотря на то, что ненормированный график дополнительно не оплачивается, учитывать его все равно нужно. В этой статье вы узнаете, в чем заключаются особенности ненормированного графика работы, нужно ли вести журнал учета ненормированного рабочего времени, и как правильно это делать с помощью образца журнала.
Из этой статьи вы узнаете:
- особенности ненормированного графика;
- каким образом ведется учет дополнительно отработанных часов;
- зачем нужен журнал учета ненормированного рабочего графика;
- как правильно заполнить журнал учета ненормированного графика.
Как правильно вести журнал учета ненормированного рабочего времени
Временами на производстве существует необходимость в привлечении сотрудников к ненормированному рабочему графику. Этот тот случай, когда работник в день отрабатывает большее количество часов, чем установлено стандартными правилами. Так как этот вид работы не является сверхурочными часами, как правило, он не оплачивается дополнительно. Но это не значит, что учет дополнительно отработанных часов вести не надо, так как это ни на что не повлияет. Это не так. Прежде всего, это может повлиять на дополнительные дни к отпуску. Именно поэтому так важно вести учет всего отработанного времени сверх установленного.
Особенности ненормированного графика работы
Для начала, давайте определимся, что такое ненормированный график и чем он отличается от основного. Как мы уже говорили, самое важное это отличать сверхурочные часы от ненормированного графика. Если работодатель не отразит вероятность привлечения сотрудника к такому графику в трудовом договоре, то любые отработанные сверх нормы часы будут считаться сверхурочными и оплачиваться в двойном размере. Если же работодатель учел этот момент, то дополнительно отработанные часы не будут дополнительно оплачиваться, так как, подписав договор, сотрудник будет заранее согласен с подобными условиями.
Несмотря на то, что ненормированный график не оплачивается дополнительно, компенсация за него все-таки положена в виде дополнительных дней к отпуску. Как правило, количество дополнительных дней зависит от решения руководителя и сложности работы.
В случае, если в условиях трудового договора ненормированный рабочий график не предусмотрен, руководитель не может нарушать условия. А при острой необходимости должно быть подписано дополнительное соглашение.
После того, как вы разобрались во всех нюансах, необходимо разобраться, каким же образом учитывать все эти дополнительно отработанные часы, на основании которых будут предоставлены дополнительные дни к отпуску.
Как правило, во всех организациях, для учета дополнительных отработанных часов, командировок, сверхурочных ведется журнал учета рабочего времени. Такой журнал используется и при учете часов работы при ненормированном рабочем графике.
Заполнение журнала учета ненормированного рабочего времени
Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль за деятельностью сотрудника и именно по нему можно определить фактически отработанное время сотрудником. Это нужно для того, чтобы не был преодолен предел возможных часов работы в неделю, что будет считаться нарушением.
Сотрудник должен соблюдать правила внутреннего распорядка. В случае, если работнику по тем или иным причинам нужно отлучиться, он заранее уведомляет об этом, а отметка о пропущенных часах указывается в журнале учета.
На практике, вопрос учета ненормированного графика вызывает немало проблем, так как помимо основного отработанного времени надо учитывать еще и дополнительные часы, которые дополнительно не оплачиваются. Важно во всех этих нюансах не запутаться.
Способ ведения регулируется внутренними документами, утвержденными руководителем.
Образец журнала учета ненормированного рабочего времени
В некоторых случаях, для учета отработанного времени используются табели учета рабочего времени, которые составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем и ответственным лицом. Но чаще всего ведется именно журнал учета ненормированного рабочего дня.
В журнале необходимо указать следующую информацию:
- название организации и наименование документа, в данном случае «журнал»;
- далее идет таблица с несколькими графами. В первой графе указывается номер по порядку;
- Ф.И.О. сотрудника и наименование структурного подразделения;
- табельный номер;
- описание поручения работодателя с указанием причины дополнительной работы сотрудника;
- дата, когда сотруднику нужно будет приступить к работе;
- время, в которое сотруднику нужно будет приступить к работе сверх установленного графика и время окончания;
- общая продолжительность отработанного в рабочий день времени.
Итак, как мы уже говорили, самое важное для работодателя правильно оформить взаимоотношения с сотрудником, чтобы избежать проблем с надзорными органами и инспекциями.
Трудовой Кодекс обязывает работодателей производить учет всего отработанного времени всех своих сотрудников, обычно для этого используется табель учета отработанного времени. Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени.
Общие сведения о журнале учета рабочего времени сотрудников
Понятие и обязательность ведения
Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.
Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне.
Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео:
Его предназначение
Ведение журнала преследует несколько целей:
- Учет времени появления на работе и ухода сотрудников ;
- Учет опозданий и ухода с работы раньше установленного времени;
- Мотивация работников соблюдать график рабочего распорядка;
- Отсутствие работника на предприятии полный день;
- Учет отработанных часов отличающихся от нормальной нормы: сверхурочная работа, ненормированный рабочий график, работа в праздники и выходные.
В конце месяца по результатам, занесенным в журнал будут составляться табеля учета рабочего времени, или табельщик просто с ним сверяется.
Форма
Этот журнал не имеет унифицированной либо рекомендованной форм, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно в соответствии со своими потребностями. В журнале может учитываться следующая информация:
- ФИО сотрудника;
- Наименование должности и структурное подразделение;
- Время появления на работе;
- Время ухода с работы;
- Количество отработанных часов;
- Выход на рабочее место в выходные и праздничные дни, привлечение к сверхурочным работам;
- Причина привлечения сотрудников к работе свыше установленных норм;
- Роспись сотрудника и ответственного, подтверждающая достоверность сведений.
В журнале могут быть отражены все сведения сразу, либо можно завести несколько журналов, предназначенных для разных случаев:
- Общий журнал;
- Журнал, учитывающий сверхурочное рабочее время;
- Журнал для должностей имеющих сменный график;
- Журнал для учета отработанного времени должностей с ненормированным рабочим графиком;
- Журнал для учета отработанного времени отдельных категорий сотрудников предприятия.
Приказ о ведении
Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.
Затем издается следующий приказ, непосредственно о введение журнала в действие. Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:
- Порядок использования журнала;
- Ответственные за его ведение;
- Обязанность работников являться к ответственному работнику для отметки.
Далее приказ подписывает руководитель и содержащаяся в нем информация доводится до сведения работников. Также необходимость ведения журнала можно внести в один из локально – нормативных актов предприятия: правила распорядка рабочего дня, инструкцию по делопроизводству.
Оформление документа
При оформлении журнала учета рабочего времени необходимо следовать правилам оформления всех остальных журналов, ведущиеся на предприятии – в соответствии с правилами оформления таких документов.
Пример граф основного раздела журнала
Требования
К оформлению журнала учета рабочего времени работников в компании предъявляются требования, указанные ниже:
- На обложке должно стоять наименование журнала;
- На титульном листе должно быть указано и ее отделения, к которому относится журнал;
- Здесь же необходимо указать дату начала внесения записей в журнал. А после того, как будет сделана последняя запись, ставится дата завершения ведения журнала;
- На последнем форзаце указывают ответственного за ведение документа.
Табель учёта рабочего времени и его ведение описаны этим видеороликом:
Заполнение
Журнал заполняет ответственный сотрудник, все данные должны вноситься строго в колонки, предназначенные для них. Если предусмотрена графа для подписей, то расписывающийся работник должен быть ознакомлен с записью.
Доступ к журналу должен иметься только у сотрудника, отвечающего за его ведение.
Скачать бесплатно бланк журнала вы можете .
Образец заполнения журнала учета рабочего времени
Общие правила
При ведении журнала необходимо придерживаться следующих правил:
- Записи в журнале делаются только ручкой, в нем не должно быть записей, сделанных карандашом;
- Если есть необходимость исправить запись, то неправильная зачеркивается, а сверху пишется нужный вариант. Пользоваться корректором не стоит;
- Все записи необходимо вносить так, чтобы они были написаны разборчиво и аккуратно;
- Все записи должны идти подряд, пустых строк не должно оставаться.
Нюансы для специальных профессий
Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.
Периодичность заполнения
Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.
Прошивание
Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа. Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов.
Ответственный за ведение
Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель. Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:
- Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
- Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
- Сотрудник отдела кадров.
На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.
Срок хранения
Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены. Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.
Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель должен вести учет рабочего времени, отработанного работником. Учет ведут по форме, которая утверждена в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета. Для этого используется форма табеля, или как его еще называют журнала учета рабочего времени. Журнал учета рабочего времени является своеобразным актом, подтверждающим ответственное исполнение работником своих обязанностей. Вы можете вести журнал, используя унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Однако и самостоятельно разработать формы для учета рабочего времени тоже возможно.
Приказ о журнале учета рабочего времени
Журнал составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо - например, менеджер по персоналу. Если обязанность не была прописана у ответственного сотрудника в трудовом договоре, то назначить ответственного сотрудника по ведению журнала по учету рабочего времени можно отдельным приказом. Кроме того, табель должен быть подписан:
- руководителем компании или структурного подразделения организации;
- работником отдела кадров или иным уполномоченным должностным лицом.
Требования к оформлению
В зависимости от того, какие формы для учета вы решите использовать, вы либо определите порядок их заполнения самостоятельно, либо будете руководствоваться указаниями по заполнению, разработанные Госкомстатом России.
Тема учета рабочего времени в организации очень важна. Если вы решите использовать унифицированные формы , журнал необходимо составить по форме:
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т 12);
- или табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т 13).
Работодатель должен самостоятельно выбрать, с использованием какой формы он будет вести учет рабочего времени. Унифицированные формы № Т-12 и № Т-13 применяются:
- для учета времени, которое фактически отработал каждый работник компании;
- для соблюдения дисциплины - контроля режима рабочего времени, установленного в компании;
- для получения достоверных данных об отработанном сотрудниками времени;
- для точного и достоверного расчета оплаты труда;
- для составления статистической отчетности по труду.
Порядок заполнения журнала
Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени. Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников. Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:
- раздел 1 «Учет рабочего времени»;
- раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».
Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.
Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.
Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения
Можно ли скачать программу для учета рабочего времени сотрудников и упростить заполнение журнала? Да, журнал учета рабочего времени можно вести в специальной кадровой программе или в Exсel, а затем скачать таблицу учета рабочего времени, распечатать и подписать.
Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне
Человеко-дни и человеко-часы являются основными единицами учета рабочего времени. Кроме того, существуют и более крупные единицы учета рабочего времени: человеко-месяц и человеко-год. Нормальная продолжительность трудовой недели, согласно Трудовому законодательству, составляет 40 часов.
Для учета рабочего времени при ненормированном рабочем дне существуют следующие способы:
- учитывать время работы за пределами нормальной (40 часов) продолжительности рабочего дня непосредственно в журнале учета рабочего времени;
- вести отдельный документ для учета времени по работникам, которые в режиме ненормированного рабочего дня исполняют обязанности: отмечать в нем отработанное работником время, в том числе в режиме ненормированного рабочего дня.
Часы, отработанные при ненормированном дне более нормальной продолжительности, можно отмечать непосредственно в журнале учета рабочего времени. Но при этом необходимо иметь подтверждение, что они не являются отработанными сверхурочно и не подлежат оплате. В частности, подтверждением может служить приказ о привлечении работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня.
Скачать бланк унифицированной формы Т 12
Журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени) - применяется для регистрации прихода и ухода сотрудников. Данные, внесенные в журнал, могут являться основанием для заполнения Табеля учета рабочего времени.
Пример заполнения основного раздела журнала:
В журнал включены дополнительные материалы:
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
- Раздел III. Трудовой договор Глава 13. Прекращение трудового договора (выдержки)
- Раздел IV. Рабочее время Глава 15. Общие положения, Глава 16. Режим рабочего времени
- Раздел VIII. Трудовой распорядок. Дисциплина труда. Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок
Работодатель обязан вести учет времени , фактически отработанного каждым работником. (ТК РФ, ст.91)
Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда. (ТК РФ, ст.91).
Учет рабочего времени организуется в целях:
- обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся;
- контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
- фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
- учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
- регистрации прогулов.
Согласно ст. 81 пункт 6 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае прогула , то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Кто в организации должен вести учет рабочего времени?
Этот вопрос каждая конкретная организация решает сама исходя из специфики своей деятельности. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность , налагаемую органами Федеральной инспекции труда.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Что представляет собой журнал учета рабочего времени, в чем его отличие от табеля, нужен ли он на предприятии? Читайте о том, как оформить этот документ по правилам делопроизводства и как его вести. Скачайте готовый образец
Из этой статьи вы узнаете:
Для чего нужен журнал учета рабочего времени
Когда численность трудящихся на предприятии велика и руководители подразделений не имеют возможности проконтролировать своевременное появление на рабочем месте каждого сотрудника, время их прихода и ухода фиксируется в книге учета рабочего времени. Такой журнал служит документом, на основании которого может заполняться табель, фиксирующий количество отработанных часов за сутки.
Также он может использоваться для следующих целей:
- Фиксирование опозданий и уходов с работы раньше времени.
- Учет труда сотрудников с ненормированным рабочим днем.
- Привлечение сотрудников к сверхурочным работам.
Документ можно вести одновременно для всех вышеперечисленных случаев, либо отражать информацию по каждому отдельно.
Оформление журнала учета рабочего времени
Книга оформляется следующим образом:
- Все листы должны быть пронумерованы сквозной нумерацией.
- При ручном оформлении прошивка обязательна ().
- На последней странице ставится пломба, она заверяется подписью ответственного лица, либо руководителя и печатью.
Помимо этого на титульном листе надо указать следующие сведения:
- Полное наименование организации, если тетрадь ведется отдельно для каждого структурного подразделения, то добавляют его наименование.
- Дата начала ведения.
- Дата последней записи.
- ФИО и должность ответственного за ведение документа.
Если нельзя выделить одного ответственного, например, записи ведет дежурный охранник, то можно указать только должность.
Как учитывать рабочее время
Есть несколько способов ведения учета:
- Вручную.
- Заполнение отдельных бланков на компьютере, а по окончании отчетного периода, распечатывание и формирование документа.
- Ведение учета с помощью специальных программ, контролирующих время прихода и ухода сотрудников.
Электронный журнал учета рабочего времени позволяет не вести бумажную версию, поскольку все данные хранятся в памяти программы и в любой момент можно сделать распечатку по отдельной дате, либо отдельному работнику.
Книгу можно заполнять двумя способами:
- Все строки полностью заполняет работник, ответственный за ведение, а сотрудник только расписывается в том, что запись достоверна;
- Строку заполняет каждый работник, а контролер только заверяет запись своей подписью.
В любом случае придерживайтесь следующих правил:
- Все записи следует вести только ручкой.
- Они должны быть разборчиво написаны.
- Если возникает необходимость правки, то лучше не пользоваться корректором, а зачеркнуть неправильную надпись одной чертой, а сверху проставить правильную информацию.
- Не должно оставаться пустых строк между записями, в крайнем случае, их нужно заполнить длинным прочерком.
Все эти нюансы могут сыграть свою роль при проведении проверки, либо при возникновении разногласий о достоверности записанных сведений.
Кто должен вести
Ответственный за ведение книги учета рабочего времени назначается руководителем. Если на всех работников ведется один журнал, то, как правило, его заполняет вахтер или охранник на входе.
Также можно вести отдельный учет на каждом структурном подразделении, тогда заводится несколько книг, а ответственность за их заполнение возлагают на руководителей или назначают определенных сотрудников.
Если организация небольшая, то ведение может быть поручено кадровику или секретарю, а всем сотрудникам вменено в обязанность приходить к ним для отметки.
Плюсы и минусы
К плюсам можно отнести:
- Точность сведений.
- Возможность фиксирования всех опозданий.
- Возможность отследить сверхурочные работы и количество переработок.
- Мотивация работников не нарушать распорядок рабочего дня.
Но при этом существует и несколько минусов:
- Необходимо выделять ответственного сотрудника.
- Высокая стоимость специальных программ.
- Для того чтобы иметь возможность отразить в табеле каждое опоздание, необходимо иметь в дополнение к данным книги, как минимум, объяснительную от сотрудника.
- Не всегда есть возможность точно отразить причину задержки работника (отпросился, задержался по рабочим причинам, нахождение на больничном).