В Трудовом Кодексе РФ нет разъяснения понятия “разъездной характер работы”. Также не существует списка работ имеющих разъездной характер. Тем не менее, многие предприятия имеют сотрудников, которые не относятся к офисным или не имеют территориальной привязки. Оформление таких сотрудников должно учитывать особенности их труда и не должно противоречить требованиям ТК.
Кадровику важно, чтобы “разъездной” сотрудник не имел повода обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, если вдруг заподозрит ущемление своих прав . По этой причине следует грамотно оформить сотрудника, разъяснить ему нюансы оформления и проследить, чтобы этот сотрудник получал возмещение расходов, а также имел положенные надбавки за разъездной характер работы.
Юридические основания
Первый документ, на который кадровик должен опираться, это статья 168.1 Трудового Кодекса РФ. Эта статья относится к главе 24, определяющей гарантии сотрудникам, которые выезжают в служебные командировки, а также осуществляют служебные поездки.
Обратите внимание на то, что в ТК РФ есть статья 168, которая определяет возмещение расходов на служебные командировки. Раньше служебные поездки “закрывали” как раз через командировки. Однако статья 166 ТК дает строгое определение командировки как выполнение служебного поручения вне места постоянной работы в течение определенного срока.
Важно
Не в течение одного рабочего дня, а в течение определенного срока .
С какого-то момента возникло противоречие между командировками и работой, имеющей постоянный разъездной характер. Противоречие возникло на почве НДФЛ и страховых взносов, суммы которых при оплате командировочных можно снизить.
Для устранения противоречия был подписан федеральный закон № 90 от 30.06.2006 года, которым в главу 24 ТК для описания возмещения расходов как раз при работе разъездного характера, была внесена статья 168.1.
Важно
Если работа сотрудника имеет разъездной характер, оформлять возмещение расходов командировками на один день нельзя . Суммы налогов будут доначислены и к ним будут присовокуплены пени и штрафы.
Вернемся еще раз к различиям между командировками и разъездным характером работы. Если командировка связана с выездом на другую территорию и возвратом через сутки и более, то разъездная работа также предполагает выезд на другую территорию, но с возможностью возврата домой в тот же день или с задержкой на другой территории до нескольких дней.
Стоп. Но это же практически одно и то же, скажете вы и будете правы. Законодатели тоже столкнулись с данным противоречием и, поскольку в ТК или каком-либо другом документе не были определены критерии разъездного характера работы, Роструд в своем письме №4209-ТЗ от 12 декабря 2013 года их и определил . Это второй документ, на который следует опираться кадровику при оформлении сотрудников на работу.
Вот критерии, которые должен иметь в виду кадровик при оформлении сотрудника на работу с разъездным характером:
- разъездной характер работы в обязательном порядке должен быть зафиксирован в трудовом договоре;
- порядок, а также размер возмещения расходов при разъездном характере работы должны быть зафиксированы в трудовом (коллективном) договоре, а также в соответствующих локальных нормативных документах;
- перечень работ и должностей, связанных с разъездным характером, должны быть зафиксированы в договорах или локальных актах и не должны иметь неоднозначных трактовок.
Кадровик также должен иметь в виду, что разъездной характер работы будет иметь место только в том случае, когда поездки сотрудника будут носить постоянный характер, а не разовый или эпизодический. К сказанному как различие между командировкой и разъездным характером можно отметить, что “разъездной” работник имеет возможность возвращаться к месту жительства каждый день.
В качестве примера можно привести работу водителя-экспедитора или торгового представителя на территории, которая располагается за городом.
Как оформить сотрудника на разъездную работу
Учитывая сам текст статьи 168.1, а также внушительный комментарий к ней, ограничений для работодателей по установлению перечня работ разъездного характера нет. Трудовой кодекс лоялен, однако список работ и должностей в обязательном порядке должен быть зафиксирован либо в трудовом (коллективном) договоре, либо в локальных нормативных актах предприятия. То есть все должно быть зафиксировано и скреплено подписями сторон.
Немаловажно, что официальное оформление “разъездных” сотрудников в материальном плане выгодно как самому работнику, так и работодателю. Такому работнику не нужно при каждом выезде (как в случае с командировками) оформлять поездки и выплачивается зарплата, а не средний заработок. Да, надбавки имеют место, но это зарплата.
Не забудьте в процессе оформления трудового договора установить территорию (при необходимости сменить маршрут введите его дополнительным соглашением к трудовому договору), которая будет подконтрольной сотруднику. Причем установить ее можно путем обозначения города, а можно путем указания географического положения местности.
Внимание
Поскольку разъездной характер работы закреплен документально (трудовой договор, ЛНА), то оформлять приказ на командировки не нужно.
Возмещение расходов при разъездном характере работы
Естественным образом “разъездной” работник вынужден в процессе своей деятельности производить необходимые траты на обеспечение
выполнения задачи, поставленной работодателем. То есть затраты производятся в интересах работодателя. По этой причине статьей 186.1 ТК вводятся гарантии возмещения этих затрат на законодательном уровне.
Список возмещаемых расходов определен:
- расходы на проезд;
- расходы на жилье;
- расходы на обеспечение проживания (суточные или полевое довольствие);
- расходы по согласованию с работодателем для обеспечения выполнения задания.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов должен быть отражен в нормативных документах предприятия (в трудовом договоре, соглашении или в ЛНА). Кроме этого, в тех же документах должен быть указан перечень подтверждающих расходы документов (проездные билеты, акты списания бензина при использовании личного автотранспорта, квитанции оплаты гостиницы и пр.).
Отдельно обратите внимание на разработку и согласование с сотрудниками возмещение расходов при использовании личного автотранспорта:
- бензин,
- покупка запчастей, взамен вышедших из строя,
- амортизация.
Как правило, стратегия возмещения обсуждается между руководителем предприятия, юристом, бухгалтером, а затем предлагается сотруднику. И связующим звеном чаще всего выступает кадровик, который окончательно фиксирует договоренности в ЛНА.
Важно
Понятие компенсации, сформулированное в статье 164 ТК, показывает, что выплаты, направленные на возмещение расходов при разъездном характере работы, являются компенсационными .
Надбавки за разъездной характер работы
При оформлении “разъездных” сотрудников следует иметь в виду, что их работа связана с условиями, отклоняющимися от нормальных. Например, сотрудник для попадания в дальнюю точку маршрута к началу рабочего дня партнера должен выехать, например, в 5 часов утра. А вернуться к месту проживания (попросту домой) сможет только около десяти вечера. Это нормальные условия?
Эти “другие условия” описаны в ТК РФ в статье 149, в которой указано, что за отклонение от нормальных условий работы сотрудник должен получать соответствующие выплаты, которые не должны быть меньше, чем указано в нормах трудового права. Платить “не меньше” означает, что работодатель может самостоятельно назначит адекватную надбавку.
Напомним, что в свое время действовало Постановление Минтруда РФ № 51 от 29 июня 1994 года, определяющее величину надбавки за разъездной характер работы. Затем в 2004 году оно утратило силу, а вместо него было выпущено Постановление Минтруда № 60 от 26 апреля 2004 года.
Поскольку надбавки работодатель может устанавливать исходя из собственного понимания сложности разъездной работы, кадровик обязан напомнить руководителю о налогообложении этих выплат. Больше выплаты – больше суммы налогов. То есть сумма надбавки должна быть сбалансирована между желанием администрации отблагодарить сотрудника за сложные условия работы и желанием минимизировать налоги.
В процессе оформления на работу “разъездного” сотрудника необходимо:
- определить размер надбавки за характер работы;
- зафиксировать утвержденный размер надбавки в договорах или ЛНА.
Для определения размера надбавки можно воспользоваться материалами Постановления Минтруда № 51. Хотя оно и утратило силу, но в качестве ориентиров подходит.
В пункте 2 Постановления № 51 указано:
- если разъездная работа выполнялась более 12 дней в месяц, то надбавка выплачивается в размере до 20% от месячной тарифной ставки;
- если разъездная работа составляла менее 12 дней в месяц, то надбавка выплачивается в сумме до 15% тарифной ставки.
Указанные цифры являются ориентиром , однако в каждом конкретном случае работодатель волен установить свои надбавки, лишь бы они не были ниже, чем требует трудовой кодекс.
Вопрос
Если у работника по должностной инструкции работа, связанная с разъездным характером, командировочные расходы у него не увеличиваются?
Ответ
Условия, определяющие разъездной характер работы, подлежат включению в трудовой договор сотрудника (ст. 57 ТК РФ).
Согласно ст. 166 ТК РФ, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками. Согласно ст. 168.1 ТК РФ, работникам с разъездным характером работы работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду
расходы по найму жилого помещения
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Таким образом, служебные поездки сотрудника с разъездным характером работы не являются командировками, а следовательно, работодатель не должен возмещать за разъезды таких сотрудников командировочные расходы, и увеличения командировочных расходов при этом не происходит. За служебные поездки сотрудников с разъездным характером работы работодатель компенсирует расходы, перечисленные выше (ст. 168.1 ТК РФ) в порядке и размерах, установленных соответствующим коллективным договором, локальным актом или трудовым договором.
Подробности в материалах Системы:
Ответ: Как оформить прием сотрудника на работу
Нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника
Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия командировка и разъездной (подвижной) характер работы.
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.
Разъездной характер носят работы, при которых:
у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители)
часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).
К работам с подвижным характером относятся работы, которые:
производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.)
предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).
В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.
В коллективном договоре или в локальном нормативном акте, например приказе, работодатель может предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки и перемещения. Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.
Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно в коллективном договоре или в локальном акте нужно определить:
перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ)
размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ)
порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).
Размеры и порядок возмещения расходов можно также прописать в трудовых договорах с конкретными сотрудниками.
В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.
В отличие от командировок оформлять персональные документы (приказ о командировке, служебное задание, командировочное удостоверение) по каждой поездке (перемещению) сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы не нужно. Кроме того, для сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы организация может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам, перемещениям (например, раз в неделю или в месяц).
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
Какой документ является основанием для направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работы
Служебные поездки сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Поэтому командировочные документы (служебное задание, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение) в рассматриваемой ситуации не оформляют.
В локальном нормативном акте (коллективном договоре, соглашении) работодатель должен установить перечень работ, профессий, должностей сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Помимо этого работодатель обязан вести учет времени, отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В связи с чем у работодателя возникает необходимость документального оформления направления сотрудника в служебную поездку.
Единого документа для оформления направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работ трудовое законодательство не содержит. У отдельных категорий сотрудников (например, водителей) такими документами являются путевые листы. утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В отношении сотрудников других профессий по аналогии может быть также применен путевой (маршрутный) лист, дневное (путевое) задание и т. п. Конкретный вид (форму) указанного документа с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов следует закрепить в локальном акте организации (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. п. 3 Обязательных реквизитов, утвержденных постановлением Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Как правильно оформить положение о разъездном характере работы в части возмещения расходов по бензину и мобильной связи?
Вопрос
Добрый день! Подскажите, пож-та. Мы в организации хотим установить водителю разъездной характер работы (РХР).Но при разработке положения о РХР столкнулись с вопросом в части возмещения расходов по бензину и мобильной связи. У нас этому водителю выдается карточка с установленным лимитом на бензин и сотовый телефон также с лимитом. На эти карточки с указанием всех лимитов заключается договор о мат.ответственности с водителем. И получится, что возмещаются только расходы на найм жилого помещения и суточные при необходимости на основании авансового отчета. Соответственно как правильнее указать в Положении о РХР: указать именно что заключается договор о мат.ответственности и выдаются карточка и телефон с лимитами или стандартно расходы на бензин возмещаются на основании путевых листов, кассовых чеков и т.д. Заранее спасибо!
Ответ
Работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности только с работниками определенных категорий. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.
Также отметим, что в соответствии со статьей 244 ТК РФ, а также письмом Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, работодатель не вправе заключать письменные договоры о материальной ответственности, если должность работника или конкретная поручаемая ему работа не предусмотрена указанным Перечнем.
Следовательно, с водителем автомобиля Вы не вправе заключить договор о полной материальной ответственности, если только в трудовые обязанности водителя не входят, например, инкассаторские иди экспедиторские функции. Управление транспортным средством не предусмотрено перечнями должностей или работ, при выполнении которых с работниками могут быть заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности.
Таким образом, можно сказать, что Вы не вправе заключать письменный договор о материальной ответственности с данным сотрудником (т.е. с водителем).
Во всех случаях любое условие трудового договора, ухудшающее положение работника по сравнению с трудовым законодательством, признается недействительным. Следовательно, недействительность такого договора будет очевидна со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Неправомерное заключение договора о полной материальной ответственности признается нарушением законодательства о труде, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
В то же время не стоит забывать, что привлечение сотрудника к полной материальной ответственности возможно и без оформления договора о полной материальной ответственности. Перечень таких случаев приведен в статье 243 Трудового кодекса РФ, исходя из которого следует, что в случае доказанной вины (умышленная форма вины) сотрудника в нанесении ущерба имуществу работодателя, указанный ущерб может быть взыскан с сотрудника в полном объеме, даже если с сотрудником по его должности заключение договора о полной материальной ответственности не предполагается. Следовательно, в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ, водитель автомобиля может быть привлечен к полной материальной ответственности (т.е. с работника можно взыскать ущерб в полном размере независимо от размера его заработной платы).
Что касается вопроса об установлении разъездной работы.
Как правило, под разъездной понимают работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому.
В соответствии с частью 2 ст. 57 ТК РФ, если работа носит особый характер, то определяющие его условия указываются в трудовом договоре в качестве обязательных (например, в договор включается условие о разъездном характере работы, если в должностные обязанности водителя входят постоянные поездки из головной организации в филиалы с целью сопровождения должностных лиц или для передачи документов).
При этом, статьей 168.1 ТК РФ, установлено, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Следовательно, условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками (т.е. является разъездной), необходимо закрепить в следующих документах:
в разделе коллективного договора или в локальном нормативном акте (например, в Положении о разъездном характере работы )
в трудовом договоре сотрудника
в должностной инструкции сотрудника
в отчетах о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.
Следовательно, в Положении о разъездном характере Вам необходимо прописать:
Перечень работников, имеющих разъездной характер работ
Порядок документального оформления служебных поездок
Нормы и порядок возмещения расходов работникам по служебным поездкам на предприятии, учитывая требования Трудового законодательства и специфику работы организации.
При этом, отметим, что разработка Положения о разъездном характере работ производится также с учетом требований бухгалтерского учета и налогового законодательства, для целей отнесения затрат по служебным поездкам работников в состав расходов по налогу на прибыль в каждой конкретной ситуации.
Образец оформления Положения о разъездном характере приведен ниже по тексту.
Таким образом, в Положении о разъездном характере Вам не нужно указывать, что с работником заключается договор о материальной ответственности. При этом, в данном положении Вы можете прописать подробно размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Обратите внимание, что согласно ст. 168.1 Трудового Кодекса возмещению подлежат только фактически понесенные расходы. Если работник не несет расходов по проезду (перемещается на служебном транспорте с оплатой расходов за ГСМ работодателем). то ничего по данному основанию работнику возмещать не требуется. Аналогично решается вопрос с возмещением расходов на проживание.
Образец заполнения Положение о разъездном характере работы
Общество с ограниченной ответственностью Альфа
(ООО Меркурий)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО Альфа
А.В. Львов
ПОЛОЖЕНИЕ
о разъездном характере работы
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Положение о разъездном характере работы (далее - Положение) является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью Альфа (далее - Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодекса РФ).
1.2. Настоящее Положение определяет перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых носит разъездной характер, а также регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых носит разъездной характер.
1.3. Для целей настоящего Положения под работой, имеющей разъездной характер, понимается работа, связанная с постоянными служебными поездками работника по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах обусловленной трудовым договором территории, совершаемыми работником в процессе выполнения трудовых обязанностей.
1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных, так и совместителей), постоянная работа которых имеет разъездной характер.
1.5. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором и действует до введения нового Положения о разъездном характере работы.
1.6. Внесение изменений в действующее Положение производится с учетом мнения профсоюза приказом Генерального директора.
2. РАБОТНИКИ, ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ
ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР
2.1. Перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определен Приложением N 1 к настоящему Положению.
2.2. Разъездной характер работы может быть установлен работнику как при его приеме на работу на должность (по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, так и в процессе работы у Работодателя при переводе работника на должность (профессию), указанную в Приложении N 1.
2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного работника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.
2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с работником, занимающим предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.
2.5. Отсутствие в трудовом договоре с работником, занимающим должность (выполняющим работу по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, не освобождает работодателя от предоставления работнику гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Положением, при направлении работника в служебную поездку.
2.6. На работу, предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.
2.7. В случае выявления у работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения указанной работы, работник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе работника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с работником подлежит прекращению в соответствии с п. 8 части первой ст. 77 ТК РФ.
3. СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ,
ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР
3.1. Служебными поездками в целях настоящего Положения признаются поездки (или иные перемещения) работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, совершаемые ими по поручению работодателя для выполнения работы, обусловленной трудовым договором. Указанные служебные поездки не являются служебными командировками.
3.2. Основанием для направления работника в служебную поездку является оформленное в письменном виде поручение Работодателя (уполномоченного им лица):
Компенсации сотрудникам с разъездным характером работы
старший консультант ГК «ВнешэкономАудит»
Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками. комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182)
Разъездной характер работы: правовое регулирование
Трудовой кодекс оперирует таким понятием, как разъездной характер работы, однако не содержит его конкретного определения. Какую же именно работу тогда считать разъездной?
Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, разъездной признается работа водителя или курьера.
Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие разъездной характер работы отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.
Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях.
В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.
* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.
Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками - поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса. Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.
В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.
Гарантии и компенсации при разъездах
Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций.
Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.
При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:
Если указанные документы не распространяются на работодателя, то он вправе установить надбавку за разъездной характер работы в локальном нормативном акте.
Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:
То есть организации могут компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой.
Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.
Документальное оформление
Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.
1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.
2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.
3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.
4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.
НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы.
Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.
Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.
Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат
На вопрос о возможности признания в расходах, учитываемых для целей налогообложения прибыли, сумм возмещения затрат, связанных со служебными поездками, Минфин России дает положительный ответ. И опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только компенсации, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами.
Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Работник в дороге день за днем
Нередко в штате организации есть сотрудники, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной (подвижной) характер. Как правило, фирмы компенсируют таким сотрудникам траты, связанные со служебными поездками. Чтобы учесть эти расходы при расчете налога на прибыль, нужно правильно оформить всю необходимую документацию. О том, как это сделать, а также об особенностях бухучета и налогообложения подобных расходов расскажем в статье.
Популярное по теме
Порядок и размеры возмещения расходов, возникающих, если по стоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной (подвижной) характер, регламентируются Трудовым кодексом.
Работодатель обязан возместить следующие виды расходов (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):
Компенсация за разъездной характер работы
Помимо норм, регулирующих возмещение разъездных расходов, можно установить надбавку (доплату) к заработной плате за особый, например разъездной, характер работы (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Это может быть фиксированная сумма, или процент к должностному окладу, или величина, зависящая от выработки сотрудника. Надбавку можно установить в положении по оплате труда. в коллективном или трудовом договоре.
Независимо от вида работ (в пути, при разъездном или подвижном характере) расходы, связанные с их осуществлением, в налоговом и бухгалтерском учете отражаются в едином порядке. Характер выполняемых работ влияет на оформление внутренних документов, регламентирующих порядок возмещения расходов. Работодатель или стороны коллективного договора определяют конкретный перечень расходов, а также размеры и порядок их возмещения (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
Характер работы определяет перечень возмещаемых затрат
Для определения перечня затрат в связи с работой в пути, разъездным и подвижным характером работы разберемся, в чем же отличия между ними.
Как правило, под разъездной понимают работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. К сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, относятся курьеры, мастера, работающие по вызову (наладчики), рекламные и торговые агенты. Очевидно, что у этих категорий работников могут быть траты на проезд.
Разъездную работу следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором - нет. Заметим, что работа в пути выполняется при движении какого-либо транспортного средства. В пути работают, например, проводники пассажирских поездов, стюардессы, экспедиторы, водители-дальнобойщики. Такого рода работы требуют выплаты суточных и оплаты проживания.
Подвижная работа связана с частой переменой рабочего места (места выполнения трудовой функции), которым является какая-либо территория. К подвижной относится, например, работа строителей, лесозаготовителей, охранников (ЧОП, ведомственной и вневедомственной охраны) и т. п. В этом случае состав расходов может включать полный перечень: на проезд, суточные, на оплату проживания и др.
Чтобы иметь возможность производить такого рода расходы, учитывать их при расчете налога на прибыль, работодатель обязан правильно оформить ряд документов (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Оформление документации о разъездном характере работы
Условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками, необходимо закрепить в следующих документах:
Раздел коллективного договора или отдельное положение
о служебных поездках
В первую очередь необходимо определить и зафиксировать перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками. Этот перечень лучше оформить как приложение к основному нормативному документу (так как он может дополняться или сокращаться чаще, чем изменяется положение).
В положении (разделе коллективного договора) устанавливают перечень возмещаемых расходов в зависимости от характера работы и должностных обязанностей работников. Часть 1 статьи 168.1 Трудового кодекса дает возможность расширить этот перечень без ограничений. Однако необходимо, чтобы возмещаемые расходы были экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Также в положении следует определить порядок возмещения затрат работника и установить в случае необходимости их размер.
Обратите внимание, что при определении облагаемой базы по налогу на прибыль размер расходов, возмещаемых сотрудникам, постоянная работа которых связана со служебными поездками, не ограничивается. То есть работодатель или стороны коллективного договора могут установить любой порядок возмещения и размер расходов для этих целей.
В положении (разделе коллективного договора) обязательно должно содержаться описание порядка представления отчетов об осуществлении и подтверждении работником расходов, связанных со служебными поездками.
Пример 1
ООО Аргус оказывает услуги по доставке и сопровождению грузов, поэтому у части сотрудников (курьеров, экспедиторов, менеджеров по работе с клиентами, водителей) организации работа связана с разъездами. Необходимо составить положение о возмещении расходов, связанных со служебными поездками.
РЕШЕНИЕ. Положение и перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, приведены на с. 51 и 53.
Трудовой договор о разъездном характере работы
Для того чтобы сотрудник имел право на возмещение расходов, связанных со служебными поездками, а также на получение соответствующей надбавки, в трудовом договоре должно быть указано, что его работа носит особый, например разъездной, характер (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Такой же пункт должен содержаться в должностной инструкции. Кроме того, в трудовом договоре делают ссылку на положение или раздел коллективного договора, где описаны порядок, размеры и условия возмещения расходов, связанных со служебными поездками, сказано о назначении надбавки к зарплате.
Образец Положения о разъездном характере работ
Положение
о порядке возмещения расходов, связанных со служебными
поездками работников ООО Аргус, постоянная работа
которых имеет разъездной характер
г. Москва
1. Настоящим Положением регулируется порядок возмещения расходов работникам, чья работа определена как разъездная.
2. Положение распространяется на всех сотрудников ООО Аргус, постоянная работа которых имеет разъездной характер.
4. Перечень работ, профессий и должностей работников, указанных в пункте 2 Положения, приведен в приложении № 1 к Положению.
5. Для исполнения служебных обязанностей сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, по решению руководителя выдается аванс в счет предстоящих расходов на служебные поездки. В приказе указывается сумма аванса, выдаваемая работнику, а также дата, когда работник должен отчитаться за использование аванса.
6. Работодатель оплачивает:
1) суточные за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, в размере 900 руб. в день - экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами и водителям. При служебных поездках в такие населенные пункты, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются
2) расходы по найму жилого помещения (по фактическим документально подтвержденным затратам, но не более 2500 руб. в сутки) - экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами и водителям
3) канцелярские расходы (по фактическим документально подтвержденным затратам) - менеджерам по работе с клиентами.
4) расходы по проезду:
7. Работники, перечисленные в пункте 2 Положения, один раз в месяц обязаны составлять авансовый отчет по форме № АО-1 Авансовый отчет, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, о расходах на служебные поездки. К отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие расходы. Затраты, произведенные работниками в связи со служебными разъездами, оплачиваются после утверждения отчета руководителем ООО Аргус.
Генеральный директор
ООО Аргус Варфоломеев В.Г. Варфоломеев
Оформлять ли каждый выезд?
Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной (подвижной) характер или осуществляется в пути, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). А раз так, издавать приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или Т-9а, оформлять командировочное удостоверение по форме № Т-10 и служебное задание организации2 на каждую поездку не нужно.
Приказ нужен. Если сотрудника направляют в многодневную служебную поездку, приказ составляют в произвольной форме, указав в нем количество дней поездки. Если разъезды сотрудника длятся более одного дня, то нелишним будет оформить и служебное задание, указав в нем, куда и с какой целью едет работник. Текст служебного задания может стать частью приказа или его приложением. Оно пригодится для признания в налоговом учете суммы суточных. Составить его можно в произвольной форме.
Приказ не нужен. Если направляемый в служебную поездку работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, например курьер или экспедитор, нет необходимости оформлять каждый его выезд отдельным приказом и служебным заданием. Достаточно описать содержание его работы в должностной инструкции, а порядок отчета о расходах, связанных со служебными поездками, - в положении или разделе коллективного договора.
Образец формы приложения № 1 к Положению о разъездном характере работ
Приложение № 1
Перечень работ, профессий и должностей работников
ООО Аргус, постоянная работа которых
имеет разъездной характер
Командировочные и представительские расходы
Глава 8 Особые условия или характер труда 8.1. Разъездной характер работы
Разъездной характер работы всегда связан с определенными расходами, которые работодатели обязаны компенсировать. При этом возмещение может производиться в форме надбавки к заработной плате либо в форме компенсации расходов.
Рассмотрим эти выплаты в целях налогообложения и порядок их отражения в бухгалтерском учете, а также ответственность работодателя в случае невыплаты.
Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
Расходы по проезду
Расходы по найму жилого помещения
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие)
Иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, ТК РФ гарантирует возмещение (компенсацию) расходов работникам, чья деятельность связана с постоянными разъездами.
В ст. 57 ТК РФ установлено, что при приеме на работу сотрудника, постоянная работа которого носит разъездной характер, работодатель обязан включить данное условие в трудовой договор.
При этом, несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого определяется не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления должностных инструкций нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, в каком виде она оформляется. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а может утверждаться как самостоятельный документ.
Как сказано в Письме УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061153, работодатель имеет право закрепить порядок и размеры возмещения расходов по проезду работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в приложении к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью, без утверждения соответствующей должностной инструкции, как самостоятельного документа.
В настоящее время трудовым законодательством не раскрыто понятие "разъездной характер работы", тем не менее можно сказать, что это служебные поездки работников на постоянной основе. К таким работникам относятся водители, курьеры, экспедиторы, торговые представители, проводники пассажирских поездов, стюардессы и так далее.
При этом ст. 166 ТК РФ уточняется, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Отсюда следует, что компенсация расходов работников не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (Письмо Минфина России от 19 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/250).
В Письме Минфина России от 18 августа 2008 г. N 03-03-05/87 отмечено, что ТК РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации, согласно ст. 129 разд. 6 "Оплата и нормирование труда" ТК РФ, являются элементами оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ, согласно которой под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Учитывая изложенное, возмещение работникам расходов, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
И как сказано в Письме Минфина России от 7 мая 2008 г. N 03-03-06/1/302, эти затраты могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, установленным трудовым и (или) коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Таким образом, если для суточных, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, налоговым законодательством не установлено каких-либо ограничений, то суточные также включаются в состав расходов на оплату труда в полном объеме, установленном трудовым договором, и нормированию в целях налогообложения прибыли не подлежат.
Аналогичная точка зрения высказана в Письмах УФНС России по г. Москве от 18 декабря 2007 г. N 19-11/120975, Минфина России от 25 октября 2007 г. N 03-03-06/1/735.
Однако для того чтобы учесть эти расходы по налогу на прибыль, налогоплательщик обязан экономически обосновать и документально подтвердить произведенные затраты.
Согласно ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:
Документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации
Либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы
И (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа
Дату составления документа
Наименование организации, от имени которой составлен документ
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
Личные подписи указанных лиц.
Таким образом, самостоятельно утвержденные организацией формы первичных учетных документов, типовые формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержащие вышеуказанные обязательные реквизиты, могут служить документальным подтверждением расходов, связанных с разъездным характером (Письмо Минфина России от 5 июня 2008 г. N 03-03-06/1/346).
Что касается налогообложения ЕСН, то согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения ЕСН для налогоплательщиков - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.
В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то компенсационные выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются ЕСН. В остальных случаях они подлежат обложению в установленном порядке (Письмо Минфина России от 14 февраля 2008 г. N 03-04-06-02/10).
Аналогичного мнения придерживаются и суды. Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 9 апреля 2007 г. по делу N А17-3311-3312/5/2006 суд указал, что надбавки за разъездной характер работы взамен суточных по своей сути направлены на компенсацию расходов работников, поэтому также не подлежат обложению ЕСН. Такие же выводы сделаны судами в Определении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 14 февраля 2008 г. N 1421/08, Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 17 октября 2007 г. по делу N Ф03-А51/07-2/3349, Постановлении ФАС Уральского округа от 12 февраля 2008 г. по делу N Ф09-4807/07-С2.
Однако Минфин России по данному вопросу высказывает противоположную точку зрения.
Если организация выплачивает работникам надбавки за разъездной характер работы (наем жилого помещения, расходы на проезд), то ни ТК РФ, ни иные нормативные правовые акты Российской Федерации не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты.
Согласно ст. 129 ТК РФ доплаты и надбавки рассматриваются как часть заработной платы работника. Следовательно, они не могут рассматриваться в качестве компенсаций, а включаются состав расходов на оплату труда. Как сказано в Письме УФНС России по г. Москве от 17 октября 2007 г. N 21-11/099218@, надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы не могут рассматриваться в качестве компенсаций. Они повышают размер оплаты труда этой категории работников. Соответственно, действие пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ на такие доплаты не распространяется, и они подлежат налогообложению ЕСН.
В соответствии со ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные гл. 24 "Единый социальный налог" НК РФ.
Следовательно, на такие компенсационные выплаты взносы на обязательное пенсионное страхование не выплачиваются, но при этом они начисляются на надбавки за подвижной и разъездной характер работы в общеустановленном порядке.
Относительно налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ), в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ налогообложению НДФЛ не подлежат все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных в том числе и с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей.
В связи с этим, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц в соответствии с занимаемой должностью носит разъездной характер, то компенсационные выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 27 августа 2007 г. N 03-03-06/3/14).
Если взамен суточных работникам выплачиваются надбавки к заработной плате за подвижной характер работы, то они не могут рассматриваться в качестве компенсаций, так как повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, п. 3 ст. 217 НК РФ на такие доплаты не распространяется, и указанные надбавки подлежат налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Таким образом, на основании Писем Минфина России и УФНС России по г. Москве можно сделать вывод, что сумма компенсационных выплат, направленная на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не облагается ЕСН и НДФЛ. А надбавки за разъездной характер работы подлежат налогообложению ЕСН и НДФЛ в общеустановленном порядке, так как не могут быть по определению расходами работников.
В бухгалтерском учете организации возмещение расходов за разъездной характер работы является расходом по обычным видам деятельности на основании п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99".
В соответствии с Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" надбавка за разъездной характер работы отражается на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", возмещение (компенсация) расходов работников за разъездной характер работы - на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Начисление надбавки отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и другие.
Начисление выплаты (компенсации) отражается по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и другие.
Выплата возмещения (компенсации) отражается по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса".
;Работодатель может выплачивать работникам компенсацию за разъездной характер работы. Порядок документального подтверждения расходов указан в письме Минтруда России от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988.
Норму этих расходов должен определить сам работодатель - в Положении о разъездном характере работы.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи , а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Разъездной характер работы предполагает труд на объектах, значительно удаленных от места размещения работодателя; или многочисленные периодические поездки в пределах населенного пункта - на основании поручений работодателя.
Условие о разъездном характере работы является определяющим. Поэтому, согласно статье 57 Трудового кодекса, является обязательным и всегда прописывается в трудовом договоре. Трудовой договор при разъездном характере работы будет содержать все те же пункты, что и «обычный» трудовой договор.
Единственные отличия - дополнительные пункты о том, что это разъездной характер работы в трудовом договоре и утвержден особый порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками.
Поэтому нет особого смысла искать и скачивать образец трудового договора с разъездным характером работы или образец дополнительного соглашения о разъездном характере работы.
Смотрите вебинар на тему "Управление охраной труда на предприятии":
Достаточно прописать в разделе «Характер работы»: разъездной характер работы (см. выше приведенную формулировку); порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками (см. пример).
Пример
Образец трудового договора с разъездным характером работы может содержать следующий раздел о характере работы (выдержка): «5. Характер работы.
5.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.
5.3. Порядок оформления служебных поездок Работника, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, установлены локальным нормативным актом, действующим в ООО «___________», - Положением о разъездном характере работы, утвержденном «__»______20___г.
5.4. Поездки Работника, осуществляемые за пределами городов, перечисленных в пункте 5.2 настоящего трудового договора, считаются служебными командировками и оформляются в порядке, установленном законодательством России».
Возможна ситуация, когда характер работы изначально не был отражен в трудовом договоре.
Ответ на вопрос содержится в статье 57 ТК РФ. Можно отсутствующее условие прописать в приложении к трудовому договору или оформить дополнительное соглашение о разъездном характере работы.
Трудовой договор при разъездном характере работы
Поскольку при разъездной работе работодатель обязан компенсировать работнику его расходы, связанные с дорогой (ст. 168.1 ТК РФ), необходимо оформить документально: перечень работ, профессий и должностей, связанных с разъездным характером работы (как приложение к коллективному договору или отдельный локальный нормативный акт); порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками в случае разъездного характера работы (в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре).
Что писать в трудовом договоре по поводу разъездного характера работы, мы уже разъясняли. Поэтому дадим объяснение, как оформить доп. соглашение о разъездном характере работ.
Образец доп. соглашения о разъездном характере работ может содержать следующий дополнительно вносимый раздел о характере работы (выдержка):
Именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора ______________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ______________, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили соглашение о следующем:
Изложить раздел 5 «Характер работы» в следующей редакции»:
«5.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.
5.2. При выполнении Работником трудовой функции он осуществляет служебные поездки в пределах Москвы и Московской области.
5.3. Порядок оформления служебных поездок Работника, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, установлены локальным нормативным актом, действующим в ООО ____________, - Положением о разъездном характере работы, утвержденном «___»_______20___ года.
5.4. Поездки Работника, осуществляемые за пределами городов, перечисленных в пункте 5.2 настоящего трудового договора, считаются служебными командировками и оформляются в порядке, установленном законодательством России
Нередко работники организаций выезжают по служебным делам: торговые представители посещают клиентов для ведения переговоров о продаже товаров, сервисные инженеры занимаются ремонтом оборудования по месту расположения клиентов, курьеры развозят заказы и т. д.
Трудовой кодекс РФ предусматривает два способа организации поездок работников:
- служебные командировки;
- разъездной характер работы.
Рассмотрим, что представляет собой разъездной характер работы и как правильно его установить в организации.
ЧТО ТАКОЕ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ?
Нормы Трудового кодекса РФ о разъездном характере работы немногочисленны. Это ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Правда, ни в одной из них нет ни определения разъездного характера работы, ни указания на то, кому он должен быть установлен.
Поэтому обратимся к старым советским и более новым отраслевым нормативным актам. Например, согласно:
- Постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 «Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве»;
- Приказу МЧС России от 10.01.2008 № 3 «Об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»;
- Приказу МВД России от 15.11.2011 № 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации»
к разъездному характеру работы могут быть отнесены:
- работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории;
- работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.
Какие это могут быть профессии и должности? Вероятно, любые. Трудовое законодательство не содержит ограничений.
Например, в одной организации юрист целый день проверяет договоры, а в другой — через день ездит по судам. Или в одной организации менеджер по персоналу находится все время в одном офисе, а в другой — целый день посещает торговые точки организации для работы с персоналом. Таким образом, кому из работников установить разъездной характер работы, работодатель решает исходя из специфики своей деятельности.
Работодателю следует знать отличия разъездного характера работы от командировки . В таблице представлена сравнительная характеристика:
Если в организации трудятся работники с разъездным характером работы, перед работодателем стоят следующие задачи:
- закрепить такой характер работы в трудовом договоре;
- компенсировать работникам расходы согласно нормам законодательства, а также наиболее выгодным для себя способом.
ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет в т. ч. разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, которые должны быть подтверждены соответствующими документами (кроме суточных). В противном случае эти суммы не могут быть отнесены на расходы.
Правоприменительная практика указывает также на иную возможность возмещения расходов: для упрощения документооборота работодатель не возмещает работнику его документально подтвержденные расходы, связанные со служебными поездками, а выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами (далее — ЛНА).
Чтобы решить, какой способ использовать, работодатель должен принять во внимание не только дополнительные расходы, связанные с выплатами (налогообложение, уплата страховых взносов), но и документооборот — дополнительный документооборот косвенно увеличивает расходы работодателя (оплата времени работников).
Надбавка или возмещение по документам?
1. Возмещение расходов по документам.
Такой вариант предполагает возмещение работникам фактически понесенных ими расходов на основании проездных документов. Чаще всего используется в случаях продолжительных служебных поездок работников в другие регионы и за пределы РФ.
Расходы на транспорт работник подтверждает авиа- и (или) железнодорожными билетами, проездными билетами на автобус (иной транспорт), а в случае использования личного или служебного автотранспорта — чеками, квитанциями, маршрутными, путевыми листами и т. д.
При проживании в гостинице подтверждающим документом будет кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085).
Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и не подлежат обложению страховыми взносами по обязательному страхованию (письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626; Минтруда России от 30.09.2014 № 17-4/В-462).
Работодатель вправе определять самостоятельно, какие документы будут подтверждать нахождение работника в служебной поездке и нужно ли согласовывать эти поездки с руководством. Возможны, например, такие варианты:
- Работник может сообщать о необходимости служебных поездок в служебных записках, номера которых необходимо будет фиксировать в журнале учета служебных записок (может находиться у непосредственного руководителя или ответственного работника (например, секретарь)). Виза руководителя на документе будет являться согласованием.
2. Работодатель в ЛНА может предусмотреть, что документами, повреждающими поездку, являются исключительно проездные документы, и предварительное согласование с руководством не требуется.
2. Установление надбавки за разъездной характер работы.
Как правило, такой вариант используется, когда работник ездит преимущественно в пределах одной местности. В связи с этим у него не возникают расходы на проезд и проживание в других регионах или за границей, транспортные расходы относительно невелики, и размер их предсказуем (например, только на проезд в городском транспорте). Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если работник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы).
Размер надбавки действующим законодательством не установлен. В связи с тем, что Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51 , предусматривающее размеры указанных надбавок, утратило силу, работодатели вправе самостоятельно устанавливать любой размер таких выплат в ЛНА .
В отношении некоторых отраслей действуют еще советские нормативные правовые акты в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Например:
- Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 в отношении работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог установлено, что если их работа имеет разъездной характер, то им выплачивается надбавка в размере 20 % месячного должностного оклада (тарифной ставки);
- Постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 установлено, что при разъездном характере работ в строительстве работникам должна быть установлена надбавка 20 %, если они находятся в разъездах 12 и более дней в месяце, и 15 % — если менее 12 дней.
Также следует проанализировать отраслевые и региональные соглашения (например, п. 3.5 Федерального отраслевого Соглашения по дорожному хозяйству на 2014-2016 гг.). Если на работодателя распространяется то или иное соглашение, установленную им надбавку за разъездной характер работ необходимо применять.
Если ни советские нормативные правовые акты, ни соглашения на работодателя не распространяются , последний вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности .
В случае установления надбавки, как правило, предполагается, что ее сумма должна компенсировать не только суточные, но и транспортные, и иные возможные расходы. Поэтому в этой ситуации работникам нет необходимости предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходы, что значительно облегчает документооборот и не требует временных затрат на оформление документов.
При оформлении разъездного характера работы кадровой службе следует иметь в виду в т. ч. и налоговые аспекты, обсудить их с финансовой службой работодателя, чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант.
3 . Комбинированный вариант компенсации расходов.
Самым верным, на наш взгляд, является комбинированный вариант компенсации расходов — возмещение транспортных расходов и расходов по найму жилья на основании документов, а также установление надбавки для возмещения суточных. Этот вариант наиболее полно соответствует положениям ст. 168.1 ТК РФ.
ОФОРМЛЯЕМ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ
Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, ЛНА.
Чтобы у проверяющих не возникало вопросов по учету расходов, связанных с разъездным характером работы, необходимо :
- отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с работником (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить перечень работ, профессий и должностей, которые носят разъездной характер, в коллективном договоре либо ЛНА;
- установить в коллективном договоре или ЛНА порядок документационного подтверждения поездок;
- прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ).
Шаг 1 Разработать и утвердить ЛНА о разъездном характере работы
Это может быть отдельное положение о разъездном характере работы (далее — Положение; пример 1) или раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Положение и изменения в ПВТР должны быть утверждены приказом. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с ЛНА под роспись в силу ст. 68 ТК РФ.
Шаг 2 Закрепить разъездной характер работы в трудовом договоре
Если разъездной характер работы устанавливается работнику при его приеме на работу, то данное условие сразу закрепляется в трудовом договоре. Если в течение работы — с работником заключается дополнительное соглашение (пример 2). В случае несогласия последнего работодатель (при наличии оснований и соблюдении процедуры) может прибегнуть к нормам ст. 74 ТК РФ.
Шаг 3 Издать приказ об установлении разъездного характера работы
Как нам представляется, имеет смысл отразить установление разъездного характера работы в приказе (пример 3).
Если работник принимается на работу, то в приказе о приеме на работу (по форме № Т-1 или по локальной форме, разработанной работодателем) необходимо дать указание на характер его работы.
Если работник уже работал, то издается приказ в произвольной форме.
Приказ об установлении разъездного характера работы стоит издать для того, чтобы соответствующий статус работника стал известен заинтересованным должностным лицам работодателя. Содержание трудового договора, где устанавливается разъездной характер работы, не является открытой информацией для всех работников организации (например, о необходимости начислять такому работнику надбавку бухгалтер по расчету с персоналом узнает непосредственно из приказа).
Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации».
Если большую часть рабочего времени сотрудник проводит за пределами организации, и такое положение не ограничено определенным сроком, то работа считается разъездной. Законодательством не установлен перечень работ, которые могут носить такой характер, следовательно, это могут быть любые профессии или должности связанные с постоянными разъездами.
Так как четкого определения «разъездной характер работы» ТК РФ не дает, мы можем сделать вывод исходя из судебной практики и разъяснений государственных органов, что неизменными критериями являются:
- выполнение должностных обязанностей сотрудником предполагает разъезды;
- большую часть рабочего времени сотрудник проводит вне организации.
Остальные критерии устанавливаются работодателем с учетом должности и выполняемыми сотрудником обязанностями.
В чем выгода работодателя?
Сначала разберемся, почему работодатель устанавливает такое условие работникам:
- сокращение документооборота в связи с оформлением поездок. Нет необходимости в авансовых отчетах.
- снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, . Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок, поскольку, согласно ст. 166 ТК РФ, слу-жеб-ные по-езд-ки при разъездном ха-рак-тере, ко-ман-ди-ров-ка-ми не счи-та-ют-ся.
- преимущество по .
- нет необходимости создавать такое обособленные подразделения там, где их нет и оборудовать рабочие места.
- увеличивает время пребывания на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.
Как оформить
Это условие прописывается в коллективном договоре организации, если он есть. Если нет, то работодателю необходимо издать локальный нормативный акт с критериями и списком должностей, предполагающим постоянные разъезды и в нем отразить порядок и размеры выплат (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Он разрабатывается и утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии), и может устанавливать порядок оформления поездок, форму отчета за поездки, дополнительные выплаты и прочее.
В трудовом договоре необходимо указать территорию, в пределах которой будут совершаться поездки, а также суммы доплат и надбавок.
Что компенсировать
Воз-ме-щению работнику подлежат следующие траты (ст. 168.1 ТК РФ):
- проезд;
- найм жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- иные траты с разрешения или ведома работодателя.
Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы,изменения также коснулись правил возмещения дополнительных трат. Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения. Старой редакцией ТК РФ расходы компенсировались в размерах не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Минтруда №51 от 29.06.1994). Сегодня расходы хоть и включают те же виды возмещений, что и служебные командировки, но размеры могут устанавливаться трудовым договором и ограничений размеров расходов при служебных поездках не имеется.