По общему правилу если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, ликвидирована, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующих документов (например, копии приказа об увольнении).
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у этого работодателя, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.Но может получиться и так, что записи в трудовой книжке работника, сделанные последним работодателем, не заверены печатью. А этот работодатель к моменту, когда работник поступает на работу к другому работодателю, уже ликвидирован и исключен из ЕГРЮЛ. Может ли новый работодатель исправить отсутствие печати предыдущего работодателя в трудовой книжке? На этот вопрос нам ответил заместитель руководителя Роструда Шкловец Иван Иванович: «Если работник располагает документами, подтверждающими его прием и увольнение, новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку. Однако отсутствие печати, которая заверяет записи предыдущего работодателя, исправить не представляется возможным. Один из возможных вариантов в этой ситуации - оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению лица, поступающего на работу, с указанием причины необходимости оформления трудовой книжки. Имейте в виду, что новый работодатель вправе принять такого человека на основную работу только если у него есть документы, подтверждающие его увольнение с прежней работы (например, копия приказа об увольнении). В противном случае он может взять его на работу только по совместительству. Кроме того, в случае, когда в трудовой книжке нет печати прежнего работодателя, она считается оформленной ненадлежащим образом, поэтому при подсчете страхового стажа для оплаты больничного работодателю придется использовать другие документы (ту же копию приказа об увольнении). У работника же в будущем могут возникнуть проблемы со службой занятости (которая может не засчитать указанные периоды в период оплачиваемой работы для исчисления пособия по безработице), а также с органами ПФР при назначении трудовой пенсии». Подытожим: если у работника есть на руках копия приказа об увольнении, то внесение записи о приеме на работу в его трудовую книжку при отсутствии в ней печати предыдущего работодателя не чревато ничем серьезным ни для вас, ни для работника. Не забудьте только приобщить к личному делу работника копию с копии приказа об увольнении. Она понадобится: вам - для подтверждения правильности подсчета страхового стажа работника для исчисления соцстраховских пособий; работнику - для подтверждения стажа для пособий и впоследствии для назначения пенсии.Если же у нового сотрудника нет никаких документов, подтверждающих увольнение с прежнего места работы, и вы берете его на основную работу, то лучше заведите ему новую трудовую книжку по его заявлению. Ведь трудинспекция при проверке может посчитать, что вы незаконно приняли сотрудника на основную работу, и оштрафовать за нарушение трудового законодательства.
В нашу редакцию приходит много вопросов от бухгалтеров по поводу оформления трудовых книжек. Например, нужно ли делать запись в трудовой книжке, если увольнение с предыдущего места работы не оформлено? Предприятие ликвидировалось, а в трудовые книжки работникам записи не сделали. Что делать в такой ситуации?
При заполнении трудовых книжек нужно руководствоваться:
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила);
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Но этими документами конкретный порядок внесения пропущенных записей в трудовую книжку работника не установлен.
В то же время работодатель вправе вносить исправляющие и уточняющие записи, в том числе те, которые не были внесены на прежней работе. Такой вывод можно сделать из пункта 28 Правил. Но пропущенная запись об увольнении вносится в трудовую книжку на основании представленного работником документа, подтверждающего факт прекращения трудовых отношений с компаний, которая была ликвидирована. Например, приказ о прекращении трудового договора (п. 5.1 Инструкции, п. 10 Правил). Если у работника нет копии документа, можно обратиться в архив (ч. 10 ст. 23 и ст. 24 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
В графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер записи.
В графе 2 - дата внесения записи.
В графе 3 - «уволен из Общества с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».