Ведение бухгалтерского учета должно быть возложено приказом на одно из должностных лиц предприятия (директора, главного бухгалтера, иное лицо) или лицо, оказывающее услуги по договору аутсорсинга. В каких случаях и как правильно оформить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора или на бухгалтера, читайте в статье.
Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера
Если директор по каким-то причинам не может или не хочет вести бухгалтерский учет, закон «О бухгалтерском учете» допускает возможность исполнения обязанностей главного бухгалтера любым должностным лицом предприятия, помимо него. Например, таким должностным лицом может быть финансовый директор, бухгалтер, менеджер, администратор, имеющие необходимое образование и опыт работы. В такой ситуации сотруднику в пределах рабочего дня придется совмещать должности, т.е. выполнять работу главного бухгалтера вместе со своей работой.
Для возложения обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера или другого сотрудника, работающего в организации, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о совмещении должностей. При этом не важно, имеется ли должность главного бухгалтера в штатном расписании организации или нет.
Важно! В приказе о совмещении должностей обязательно должен быть период совмещения, дата приема-передачи дел, размер доплаты за совмещение.
Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера.
Приказ на возложение обязанностей главного бухгалтера на директора
Возложение обязанностей по ведению учета на директора оформляется приказом. Данный приказ по оформлению не отличается ни от каких других приказов, и должен иметь номер, дату, место создания, название организации, подпись директора. Приказ регистрируется в Книге приказов и хранится не менее 5 лет.
Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора.
Если должность главного бухгалтера отсутствует в штатном расписании
Кто будет вести бухгалтерский учет на предприятии, как правило, определяется при его создании. Директор имеет право возложить на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета, если создается:
На практике ИП и директоры организаций на УСН достаточно часто используют это право, самостоятельно ведут бухгалтерский учет и рассчитывают налоги, и должность главного бухгалтера в штатное расписание не вводят.
Важно! Вести бухгалтерский учет на предприятиях, подлежащих обязательному аудиту, жилищных кооперативах, микрофинансовых организациях, коллегии адвокатов, адвокатских бюро, нотариальных палатах и т.п. директору запрещено.
Также иностранец, временно пребывающий на территории РФ, не может исполнять обязанности главного бухгалтера.
Если должность главного бухгалтера вакантна
Бывают ситуации, когда организация уже создана, а должность главного бухгалтера в какой-то момент оказалась вакантной. Тогда директор также может исполнять обязанности по ведению бухгалтерского учета и подготовке отчетности. Для этого необходимо оформить приказ о совмещении должностей и принять дела у предыдущего главного бухгалтера.
Российское законодательство предусматривает, что каждое юридическое лицо имеет право на наличие в компании главного бухгалтера. Однако, такое право не является обязанностью для всех структур и, если это не запрещает закон, директор может исполнять обязанности главбуха компании.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Подобное возможно не только в те моменты, когда такой сотрудник временно отсутствует, но и в том случае, когда его нет вовсе.
Данное обстоятельство может быть вызвано тем, что такая должность не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае функции главного бухгалтера возлагаются на , который полностью отвечает за ведение бухгалтерского учета организации, подачу отчетов, выплату налогов и заработной платы сотрудникам и т.д.
Не существует единой формы приказа, которую нужно использовать при подготовке документа про передачу обязанностей от главного бухгалтера директору.
Однако, есть определенная информация, которая должна быть включена в приказ в обязательном порядке, например, реквизиты и название компании, причины составления бумаги со ссылкой на законодательные нормы и подпись директора под документом.
Что нужно знать
Вести бухгалтерский учет на предприятии может только то лицо, на которое данная обязанность возложена официальным приказом по организации, например, главный бухгалтер, директор или же иная особа, которая оказывает услуги по контракту аутсорсинга.
Закон допускает ведение бухучета директором, однако, если он не желает этим заниматься, он должен возложить обязанности на главного бухгалтера или любое другое должностное лицо. Это может быть администратор, менеджер, бухгалтер или финансовый директор, главное, чтобы у человека был необходимый уровень образования и опыт работы.
В подобном случае работник должен быть готов совмещать сразу две должности в течении своего рабочего дня.
Когда речь идет про возложение обязанностей главбуха на любого сотрудника, который уже работает в организации, руководство компании должно позаботиться о составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту и издать соответствующий приказ по организации. Это возможно даже в том случае, когда должности главного бухгалтера нет в штатном расписании предприятия.
Если речь идет про приказ про совмещение должностей, в нем нужно указать, в какие сроки происходит прием-передача дел, на какой период предполагается совмещение, а также размер доплаты, на который может рассчитывать сотрудник-совместитель.
Когда речь идет про возложение обязанностей главного бухгалтера на руководителя организации, нужно помнить, что составление приказа является обязательным. Документ оформляется также, как и прочие подобные документы. Он должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале, а также подлежит хранению на протяжении 5 лет, даже если происходит .
В случае увольнения главного бухгалтера и издания приказа про выполнение обязанностей руководителем компании, первый должен выполнить передачу всех бумаг и материальных ценностей своему преемнику. После проведения данной процедуры обычно составляется акт приема-передачи бумаг.
Нормативный аспект
В 2019 году часто встречается ситуация, когда обязанности главбуха возлагаются на постоянной основе на генерального директора компании. По трудовому законодательству существуют определенные ограничения, которые позволяют подобные действия не всем типам организаций.
Федеральный закон от 2011 года под номером 402-ФЗ позволяет директору издавать приказ про возложение на себя обязанностей главбуха компании, если организация принадлежит к одному из следующих типов:
- является субъектом малого и среднего предпринимательства;
- принадлежит к числу некоммерческих организаций;
- является организацией – «Сколковцы».
Тот же закон федерального значения устанавливает и определенные ограничения, которые не позволяют руководителю вести бухгалтерский учет, например, если речь идет про адвокатское бюро или жилищный кооператив.
Еще один федеральный закон от 2002 года под номером 115 запрещает ведение бухучета руководителю компании, который является иностранным подданным и временно пребывает на территории России.
В каких случаях нельзя передавать обязанности
В каких же случаях не может быть издан приказ на директора о возложении обязанностей главного бухгалтера:
- проводится ежегодная обязательная проверка бухгалтерской отчетности компании, то есть каждый год проходит аудит;
- организация представляет собой юридическую консультацию, например, коллегию адвокатов;
- если речь идет про микрофинансовую компанию;
- или жилищно-строительный кооператив;
- руководитель организации – иностранец, который на территории Российской Федерации находится на временной основе.
Кем составляется приказ
Руководитель компании отвечает за организацию работы такого структурного подразделения, как бухгалтерия.
При назначении главного бухгалтера директору можно использовать такие варианты:
- провести назначение сотрудника по штатному расписанию;
- привлечь стороннюю организацию, с которой заключить договор про бухгалтерское сопровождение;
- возложить функции главбуха на себя (данный вариант актуален для компаний, которые не могут нанять отдельного специалиста и работают по упрощенной системе налогообложения).
Приказ о назначении должен быть издан сразу после того, как компания была создана и ее деятельность только начинается. Подобный документ нередко носит название Приказ №2, первый составляется о назначении директора. Обязанности могут передаваться и в тот период, когда в организации уже ведется активная деятельность, подобное законом не запрещено.
В случае издания приказа, директор должен быть готов к тому, что он отвечает за своевременную отчетность, уплату налогов (НДФЛ, НДС, налог на прибыль), и прочий финансовый учет. На платежных документах соответственно должна стоять подпись руководителя, который исполняет обязанности главного бухгалтера.
Возложение функций главбуха на руководителя компании не предполагает внесения дополнительных записей в его личное дело или трудовую книжку. Не потребуется и заключать дополнительное трудовое соглашение.
Формировать приказ не должен обязательно директор, этим может заниматься любой сотрудник, который имеет нужные знания и навыки и уполномочен заниматься подготовкой подобных документов. Важно помнить лишь то, что приказ готовится от имени руководителя и должен быть обязательно ним подписан.
Для издания любого приказа должны быть основания. Когда обязанности главного бухгалтера перекладываются на директора компании, это может быть вызвано тем, что должность главбуха не внесена в штатное расписание организации или же данная должность вакантна и временно нет сотрудника, который был бы готов ее занять.
Правила оформления
Нет унифицированной формы приказа про возложение функций главного бухгалтера на директора компании. Исходя из этого, организация имеет право составлять документ в произвольной форме, придерживаясь общих требований, которые выдвигаются к подготовке внутренних нормативных актов организации.
Приказ обычно содержит несколько предложений. Обязательной является ссылка на нормы закона. Если имеют место дополнительные бумаги, которые прикладываются к приказу, это нужно отобразить отдельным пунктом в тексте документа.
После подписания и визирования документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале компании и подшит в папку с распорядительной документацией. Его копии следует предоставить в банк, который обслуживает организацию, налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.
Особых требований нет не только к информационной составляющей документа, но и к его оформлению: приказ можно как написать от руки (есть одно ограничение – нельзя писать карандашом), так и распечатать на принтере. Для документа можно использовать как обычный лист формата А4, так и фирменный бланк компании, если такой есть.
Существует одно условие, которое должно быть соблюдено: приказ должен подписать непосредственно директор компании или иной сотрудник, который имеет полномочия, подкрепленные документально, позволяющие ему действовать от лица руководителя в вопросах подписания бумаг такого рода. Использование факсимиле считается нарушением.
Что касается гербовой печати организации, то с 2016 года данное требование не является обязательным. Использовать ее нужно только в том случае, если подобное обстоятельство закреплено в локальных нормативных документах компании.
Документ обычно имеет один оригинальный экземпляр, после подготовки которого делается необходимое количество копий.
Образец документа
Как же выглядит образец документа и какая информация должна содержаться в нем в обязательном порядке:
- номер документа, дата его подготовки и место оформления;
- название компании;
- основные реквизиты организации, включая юридический адрес;
- почему возникла необходимость в издании приказа (например, специфика штатного расписания заключается в том, что в нем нет должности главного бухгалтера);
- нормативное обеспечение процедуры;
- календарь: с какого числа и на какой период директор берет на себя функции главного бухгалтера;
- личная подпись директора под документом/подпись сотрудника, который имеет право ставить подпись под документами вместо директора.
Допускается составление приказа в произвольном виде, однако, при этом нужно отталкиваться не только от личного видения подобного документа, но и от норм делопроизводства, которые являются общепринятыми и обязательными к исполнению.
Сколько времени хранится
С момента оформления приказа, его визирования и издания его нужно хранить в папке с текущими распорядительными документами соответствующей организации. В папке он хранится на протяжении всего того периода, когда документ является актуальным, после же истечения этого срока ответственный сотрудник должен произвести архивацию документа.
В архиве приказ нужно хранить на протяжении такого отрезка времени, который определен законодательством России или внутренними нормативными документами компании.
Закон от 2011 года №402-ФЗ предусматривает, что хранить бухгалтерские документы нужно на протяжении 5 лет, поэтому при хранении документа в архиве нужно исходить из данного периода, если иной, более длительный период, не предусмотрен локальными нормативными актами организации.
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
На время отсутствия директора компании (отпуск, болезнь) требуется оформление о возложении обязанностей на специалиста, обладающего достаточным уровнем знаний и навыками в сфере управления коллективом.
Руководитель предприятия выбранному сотруднику должен полностью доверять, поскольку передача обязанностей подразумевает ведение переговоров, работу с коллегами и контрагентами, подписание разного рода важной документации.
Часто свои функции директор возлагает на главного бухгалтера, оформив соответствующий приказ.
Варианты возложения обязанностей
В большинстве случаев на время отсутствия директора фирмы (нахождение в отпуске, отъезд, болезнь) его трудовые функции выполняет его заместитель, при отсутствии такового эту роль может выполнить и главный бухгалтер.
Способы возложения функций руководителя на главбуха:
- Временное возложение - до оформления данной процедуры требуется получить письменное согласие сотрудника, составить дополнительное соглашение к трудовому контракту, срок действия которого будет распространяться до тех пор, пока основной работник не выйдет на свое рабочее место.
- Временный перевод - максимальный срок перевода на другую должность (по письменному соглашению между сторонами) равен 1 году. В случае, когда происходит замена отсутствующего специалиста, период возложения трудовых функций может продолжатся до момента, когда специалист сможет приступить к работе.
Не все юридические лица могут передать обязанности руководителя главному бухгалтеру.
Статья 7 (часть 3) ФЗ от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ обозначает виды предприятий, для которых данное замещение возможно:
- экономические субъекты, применяющие упрощенной систему бухгалтерской отчетности;
- субъекты среднего предпринимательства, за исключением компаний, подлежащих по закону обязательной аудиторской проверке, жилищных, кредитных, строительных кооперативов.
В бюджетной организации исполнение обязанностей руководителя главбухром недопустимо. Законом разрешается распределение полномочий между 2 специалистами.
Как передать функции руководителя главбуху?
Для оформления приказа применяется свободная форма бланка, которая содержит следующую информацию:
- название фирмы;
- номер приказа и заголовок;
- дата и место составления документа;
- причина оформления (нахождение директора в отпуске, длительная командировка);
- обозначение длительности возложения полномочий руководителя на главного бухгалтера;
- ФИО и должность замещающего специалиста (полностью);
- обязанности главного бухгалтера (подписывать накладные, кадровые приказы);
- сумма доплаты к основному окладу;
- виза руководителя предприятия.
Не допускается применение факсимильной подписи, издается приказ о возложении обязанностей руководителя на главного бухгалтера в единственном экземпляре.
Приказ наделяет полномочиями главного бухгалтера только внутри компании и не действует за ее пределами. Передать полномочия директора для осуществления действий от имени компании допустимо только на основании доверенности. Она выдается на любой срок, если он не указан, то действует доверенность в течение 1 года с даты выдачи.
В приказе и доверенности следует дать четкие определения передаваемых трудовых функций директора, иначе замещающий работник будет наделен полным объемом полномочий.
Не разрешается предоставлять право первой подписи главному бухгалтеру на банковских документах. За ним закреплено право второй подписи. Одновременного визирования, к примеру, счета на оплату или платежного поручения по Инструкции Банка России запрещено.
Если директор предприятия ведет бухгалтерский учет фирмы самостоятельно, карточка с заполнением образцов подписей заполняется только в поле «Первая подпись», вторая остается незаполненной.
Скачать образец
Образец приказа о возложении обязанностей директора на главного бухгалтера —
Очень часто в небольших компаниях генеральный директор совмещает должность главного бухгалтера. А правомерно ли это? Как правильно это оформить документально? Что лучше: совмещение должностей главного бухгалтера и генерального директора или возложение обязанности главного бухгалтера на генерального директора? Давайте разбираться.
Право на совмещение
Трудовой кодекс не содержит ограничений на совмещение должностей руководителями организаций. В то же время все еще действует постановление Совета Министров СССР от 04.12.1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (далее – Постановление № 1145). В нем содержится перечень категорий работников, которым разрешено совмещать должности. Согласно подпункту «а» пункта 15 данного постановления оно не распространяется на руководителей, их заместителей и помощников. Иными словами, совмещение генеральным директором должностей не допускается. Однако определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 25.03.2003 г. № КАС03-90 подпункт «а» пункта 15 Постановления № 1145 был признан не действующим в части «руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителей». А решением Верховного Суда РФ от 20.10.2003 г. № ГКПИ03-1072 – в части главных специалистов. Однако ограничение для руководителей организаций осталось. Вероятно, из-за того, что в этой части оно просто не было обжаловано. Но есть еще один момент: Постановление № 1145 действует только в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу. Как известно, Трудовой кодекс не содержит в отношении генеральных директоров никаких ограничений в части совмещения. Поэтому мы считаем, что генеральный директор имеет право совмещать должности руководителя и главного бухгалтера в одной компании. Однако это все-таки спорный момент, поэтому будьте готовы, что трудовые инспекторы не согласятся с такой точкой зрения.
Итак, согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) руководители организаций в зависимости от объема учетной работы имеют право:
Учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
ввести в штат должность бухгалтера;
- передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии,
Специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
вести бухгалтерский учет лично.
Таким образом, возможность руководителя организации лично вести бухгалтерский учет прямо предусмотрена законом, и, следовательно, совсем не обязательно иметь в штате организации главного бухгалтера.
Итак, если руководитель организации принял решение лично вести бухгалтерский учет, это должно быть отражено в приказе об учетной политике организации. Введения в штатное расписание должности главного бухгалтера в этом случае не требуется.
Если директор организации лично ведет бухгалтерский учет и дополнительно принимает в организацию бухгалтера и кассира в качестве помощников, то в данной ситуации ведение бухгалтерского учета осуществляет уже не только руководитель организации, но и принятый на работу бухгалтер. Поэтому организация может воспользоваться положением подпункта «а» пункта 2 статьи 6 Закона № 129-ФЗ и учредить бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером, в состав которой будут входить принимаемые на работу бухгалтер и кассир. При этом директор организации сможет выполнять работу главного бухгалтера. Однако в данном случае должность главного бухгалтера уже должна быть предусмотрена штатным расписанием, а факт исполнения его обязанностей директором следует закрепить в приказе по организации. Кроме того, в трудовом договоре с генеральным директором должен быть предусмотрен отдельный пункт о том, что он исполняет обязанности главного бухгалтера (статья 57 ТК РФ).
Обратите внимание: если в штатном расписании будет предусмотрена только должность бухгалтера, то в отношении организации будет применяться подпункт «б» пункта 2 статьи 6 Закона № 129-ФЗ. То есть нести ответственность за ведение бухгалтерского учета будет принятый на работу бухгалтер. Кроме того, все денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства организации будут недействительны без его подписи (пункты 1–3 статьи 7 Закона № 129-ФЗ).
Платить или не платить за совмещение?
По общему правилу при совмещении должностей, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата (статья 151 ТК РФ). Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора между учредителем (работодатель) и руководителем организации (работник). Конкретные размеры доплат (оплаты труда) определяются в соответствующем приказе (распоряжении) о поручении дополнительной работы по другой должности.
Отметим, что при работе на условиях совмещения должностей не нужно отдельно учитывать время, в течение которого директор исполняет обязанности главного бухгалтера, так как эта работа выполняется работником в пределах нормальной продолжительности рабочего дня, установленной для основной работы.
Опять же, если вы склоняетесь к точке зрения о невозможности совмещения должностей генеральным директором, то никаких отдельных соглашений и пунктов о доплате за совмещение быть не может. Выход из ситуации следующий: договариваться о доплате устно и либо увеличивать оклад директора, либо производить доплаты в виде премий.
Право первой и второй подписи в банке
При совмещении должности главного бухгалтера генеральным директором в карточке с образцами подписей указывается одна подпись в соответствии с Инструкцией ЦБ РФ от 14.09.2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».
В этой же инструкции сказано, что если руководитель юридического лица лично ведет бухгалтерский учет (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации), то в карточке проставляется собственноручная подпись (подписи) лица (лиц), наделенных правом только первой подписи. При этом в карточке в поле «Вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует.
Классический и оптимальный варианты оформления
Общее правило оформления совмещения таково. Генеральный директор издает приказ о вступлении в должность и возложении на себя обязанностей главного бухгалтера. В его трудовом договоре фиксируется условие о совмещении и размер доплат за такое совмещение.
Но, поскольку возможность совмещения должностей директора с другими должностями все-таки является спорной и вы не хотите возможных споров с трудовой инспекцией, то оптимальным вариантом для вас станет возложение на генерального директора приказом обязанности вести бухучет лично, не оформляя совмещение. В этом случае должность главного бухгалтера желательно исключить из штатного расписания.
Работа генерального директора в организации на условиях внешнего совместительства
Руководитель организации, как и другие работники, может работать по совместительству. Однако в соответствии со статьей 276 ТК РФ занимать оплачиваемые должности в других организациях он может только с разрешения уполномоченного органа юридического лица, собственника имущества организации либо уполномоченного собственником лица (органа). Поэтому, чтобы соблюсти процедуру, следует составить обращение руководителя организации в письменной форме (заявление) к уполномоченному органу юридического лица с просьбой о разрешении работать по совместительству.
Заявление руководителя организации рассматривается на общем собрании участников общества. Решение собрания, оформленное протоколом, переносится в краткой форме на заявление руководителя организации (в виде реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»), после чего подшивается в личное дело руководителя.
Теперь дело за малым – оформить директора-совместителя на новой работе. На общем собрании также решается вопрос о назначении генерального директора по совместительству и составляется соответствующий протокол
С руководителем организации заключается трудовой договор, в котором отражается условие работы по совместительству и соответствующий режим рабочего времени.
В свой первый рабочий день директор общества издает приказ о вступлении в должность по новому месту работы по совместительству.
На работников, принятых по совместительству, оформляется в общем порядке личная карточка Т-2 с последующей регистрацией ее в книге учета личных карточек. Запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по основному месту работы на основании справки, полученной с места работы по совместительству. В справке обязательно делается ссылка на документ, на основании которого был оформлен прием на работу.