Сдать личные дела в архив. Архив документов

Введение

Глава 1. Понятие и ведение «личного дела»

1.1 Понятие и состав личного дела

1.2 Процедура ведения личного дела

Глава 2. Формирование и хранение личных дел

2.1 Формирование личного дела

2.2 Технологическая цепочка формирования

2.3 Хранение личных дел

Глава 3. Обработка личного дела для последующего хранения

3.1 Оформление обложки личного дела

3.2 Подготовка личных дел к передаче в архив

Заключение

ВВЕДЕНИЕ

В каждой организации есть свой архив, в котором хранятся ценные документы данной организации.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.

Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения.

Актуальность настоящей работы является возможность дать кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике.

Целью данной курсовой работы является ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам.

·охарактеризовать понятие «личное дело»;

·определить правила составления и оформления личного дела;

·изучить ведение и хранение личных дел.

Глава 1. ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

.1 Понятия и состав личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

внутренняя опись документов дела;

анкета или личный листок по учету кадров;

дополнение к личному листку по учету кадров;

автобиография (резюме);

копия документа об образовании, копия трудового договора;

копия приказа о приеме на работу;

копии приказов о переводе;

документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

аттестационные документы;

представления к переводам;

копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

порядковый номер дела;

фамилия, имя, отчество работника;

дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись.

В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

1.2 Процедура ведения личного дела работника

Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:

внесение записей в графы и разделы личного дела;

добавление документов;

изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует;

периодический учет входящих в личное дело документов;

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Таким образом, личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Глава 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

личное дело документ трудовой

2.1 Формирование личных дел работников

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

·личный листок по учету кадров или анкета;

·дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

·автобиография;

·копии документа об образовании;

·трудовой договор (второй экземпляр);

·договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

·заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

·выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

·выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

·выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

·подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

·характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

При его заполнении используются следующие документы:

·паспорт;

·трудовая книжка;

·военный билет;

·документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

·документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

·личному делу присваивается учетный номер;

·производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

·в личное дело вкладывается внутренняя опись.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

2.2 Технологическая цепочка процесса формирования личного дела

Технологическая цепочка включает в себя:

¾Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

¾Подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

¾Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;

¾Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

¾Систематизация полученных документов, внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;

¾Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

¾Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

¾Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;

¾Дополнение, по мере получения документов, личного дела;

¾Систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

¾Внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;

¾Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;

¾Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись контрольной карточке дела; при возвращение дела - проверка наличия и целостности документов;

¾Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;

¾Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку по учёту кадров; заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

¾Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

¾Сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инверторного учета личных дел;

¾Регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

¾Внесение архивного номера личного дела в журнал инверторного учета личных дел кадровой службы.

2.3 Хранение и учет личного дела работника

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно, отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве компании либо в территориальном архиве.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

по порядку номеров;

в прямом алфавитном порядке;

по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов - алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Таким образом, формирование дела определяется как «Группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел». Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в личное дело обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и хранению дел.

Глава 3. ОБРАБОТКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ

3.1 Оформление обложки личного дела

При заведении личного дела на его обложку выносятся:

наименование вышестоящей организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

наименование организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

наименование структурного подразделения - в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело;

индекс (номер) личного дела - указывается по журналу (книге) учета личных дел;

заголовок личного дела - указываются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.

Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:

·«Дата дела или крайние даты документов, входящих в дело» (Начато:_____ и Окончено:____)2;

·«Количество листов в деле» (На ______ листах);

·«Срок хранения дела» (Хранить _____).

Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив организации после увольнения работника.

Форма обложки личного дела отличается от формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, конкретизацией вида дела (Личное дело), указанием индекса дела не по номенклатуре дел (все личные дела включаются в номенклатуру дел организации под одним индексом), а отдельным журналом (книгой) учета личных дел, указанием в качестве заголовка дела фамилии, имени и отчества работника, на которого заведено личное дело.

При этом следует помнить, что если в период формирования и ведения личного дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: «№ личного дела»; «Фамилия, имя, отчество работника»; «Дата постановки на учет»; «Отметка о снятии с учета».

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

3.2 Подготовка личных дел к передаче в архив организации

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2, личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.

В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче в архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст.216 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, установлен 75-летний срок хранения.

Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется согласно требованиям законодательствам. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2011 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2011 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2012 г.

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:

.Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номером) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

.Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер.

.Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патетные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок её составления регламентируются основными правилами работы архивов организаций. во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в её конце составляются итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в неё документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

.Составление заверительной записи. В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.

Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

.Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспеченья управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти».

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (Если она есть) формирования отдельных категорий дел. этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Инструкция

Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке. Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу. При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.

Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д. Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.

Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу. Делать это необходимо простым карандашом. Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по начальной букве фамилии сотрудника, а также на переплете папки крупными цифрами год увольнения с вашего предприятия.

Учет года увольнения вы можете проводить по одному сотруднику или по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите учет по нескольким сотрудникам, то сложите все папки личных дел в одну общую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке можно хранить не более 250 листов. Каждое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий.

При передаче всех дел в архив составьте сдаточную опись. В первой графе укажите порядковые номера дел, во второй индексы всех дел по номенклатуре. Третья графа заполняется по наименованию заголовков, четвертая – по датам, пятая – по количеству листов, шестая – по срокам хранения, седьмую графу вы можете заполнить, если имеются примечания или дополнения.

Обратите внимание

Личные дела сотрудников хранятся в архиве в течение 75 лет с момента поступления. При необходимости из них выдаются справки для оформления пенсии, подтверждения стажа или иных сведений, но только лично уволившемуся сотруднику или по постановлению суда.

Подготовка и сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года или сроков хранения. В некоторых случаях дела хранятся дольше одного года. К ним относятся, например, документы, касающиеся кадрового учета.

Инструкция

Чтобы процедура дел в архив не заняла времени, следует соблюдать их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.

При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения.

Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет особую , его, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт и прилагают к делу. В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более 250.

На дела, которые хранятся в архиве постоянно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив. При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись. В нее вносятся наименования дел, каждому из которых присваивается порядковый номер, а также указывается номенклатурный шифр. Описи делаются в двух экземплярах, если дела остаются в архиве организации. Если дела подлежат передаче в государственный архив, экземпляров должно быть четыре.

Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации. Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д.

Источники:

• как сдать документы на регистрацию

Огромным и отдельным участком архивной работы считаются те вопросы, которые касаются оформления документов к их сдачи в архив организации. Именно поэтому они заслуживают серьезного внимания, так как при проведении этой стадии работы с документами зачастую совершаются разные методические и практические ошибки, которые в будущем могут вызвать негативные последствия в работе архива.

Инструкция

Все работы, которые касаются передачи в архив документов, включая бумаги личного состава, принято подразделять на следующие стадии:- прежде всего необходимо провести формирование документов в текущем производстве и после его окончания;
- после формирования дел их надо оформить в соответствии со всеми установленными правилами;
- затем проведите экспертизу ценности и подготовьте к архивному хранению;
- проведите опись всех документов, передающихся в архив организации;
- на последнем этапе произведите передачу официальных в архив организации.

Сначала следует провести правильное формирование документов, относящихся к личному составу в определенные комплексы, то есть в дела. В специальные папки следует формировать такие официальные бумаги, как приказы по разнообразным сторонам деятельности сотрудников компании, по личному составу, которые имеют разные временные рамки, отведенные для их хранения. Данный этап необходимо , потому что некоторая часть приказов, которые касаются личного состава, посвящена исключительно действительным вопросам, влияющим на место работы, а также сотрудников и перемещение по рабочей должности. Такой вид бумаг необходимо хранить в архиве предприятия не меньше семидесяти пяти лет. Вместе с этим, наибольшая часть приказов, которые относятся к составу личному, оперативные вопросы деятельности работников компании: приказы о командировках, по дежурствам, и так далее. Такие документы следует хранить в течение пяти лет. Для удобства пользования поиском и облегчения работы в разные дела следует формировать бумаги пятилетнего периода и семидесяти пятилетнего срока.

Необходимо правильно сформировать лицевые счета работников предприятия и всех служащих, которые касаются данных об оплате труда строго в алфавитном порядке. Все бумаги в личных папках следует располагать только в хронологическом порядке по дате их поступления. Также необходимо на все бумаги, расположенные в папке, составить архивную опись, которая содержит такие реквизиты, как:- наименование бумаги;
- порядковый номер бумаги, включенного в опись;
- количество листов в документе;
- дата и номер документа (если в этом есть необходимость);
- итоговая запись о количестве листов бумаг, включенных в личное дело;
- примечание.

Видео по теме

Сжатие программ, папок и файлов помогает сократить их размер без потери данных, поэтому сжатые файлы и папки занимают на локальных и съемных дисках меньше пространства. Делается это с помощью программы-архиватора. Чтобы создать архив с нуля, потребуется наличие соответствующего приложения.

Вам понадобится

• - Архиватор

Инструкция

Установите на свой компьютер архиватор. На сегодняшний день мощным инструментом для создания архивов считаются программы WinRar и 7-Zip. Данные приложения устанавливаются автоматически. Запустите файл.exe и следуйте инструкциям установщика, чтобы инсталлировать приложение на свой жесткий диск.

Выберите файлы, которые вы хотите поместить в архив. Выделите их и кликните на любом значке в группе выделенных файлов правой кнопкой мыши. Из выпадающего меню выберите команду «Добавить в архив», кликнув по ней левой кнопкой мыши – откроется новое диалоговое окно, в котором вам необходимо будет задать определенные параметры.

На вкладке «Общие» введите в пустое поле «Имя архива» его будущее название, выберите формат архива – ZIP или RAR. Некоторые операционные системы с трудом читают формат.rar, поэтому, если вы собираетесь отправить архив другому пользователю и не уверены, сможет ли он его открыть, лучше выберите формат.zip. В поле «Метод сжатия» с помощью выпадающего списка установите нужное значение.

Для создания обычного архива данных настроек будет достаточно. Нажмите на кнопку ОК и дождитесь, пока выделенные вам файлы запакуются в архив. Если вы хотите выставить дополнительные настройки, перемещайтесь по соответствующим вкладкам и меняйте значения в нужных вам полях.

Чтобы добавить файл в уже созданный архив, подведите курсор к файлу, который необходимо добавить. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите его к значку архива. Когда появится символ «+», отпустите кнопку мыши. Файл будет добавлен в архив. Другой способ: откройте только что созданный архив и таким же способом поместите в него нужный файл, ответив утвердительно на запрос системы.

Чтобы удалить из готового архива ненужный файл, откройте архив, выделите удаляемый файл и нажмите клавишу Delete. Подтвердите свой выбор. То же самое можно сделать, если кликнуть по имени файла правой кнопкой мыши и выбрать в выпадающем меню команду «Удалить файлы». Подтвердите действие, закройте архив.

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Как формируется личное дело работника

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

• Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
• Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
• Сведения от аттестации.
• Трудовой контракт.
• Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

• 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
• 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
• 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
• 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
• 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
• 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
• 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
• 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
• 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
• 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
• 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

После издания приказа о приеме на работу. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому разработайте ее сами. Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки.

На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору.

Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле. Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде.

После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи ( №1). Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления. Оставьте и поле под указания даты окончания трудового договора. Также после увольнения вам необходимо будет указать количество страниц в деле.

Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника. После увольнения дело прошивается и сдается в архив.

Личные дела хранятся у кадрового работника или другого лица, исполняющего его обязанности. Доступ к данным ограничен. Раз в год сотрудники должны получать информацию о ведении дел; лучше, если после ознакомления они будут ставить подпись.

Устав является одним из основных документов любого предприятия или организации. Существуют определенные правила для его оформления и хранения. Часто в процессе текущей деятельности у многих предприятий возникает необходимость представлять устав (вернее, его копию) в различные учреждения или деловым партнерам, и возникает вопрос о том, как правильно его прошить. Прошивать устав следует по тем же правилам, что и все другие документы.

Инструкция

Устав прошивается с левой стороны по центру линии вертикального среза. Место прошивки не должно находиться слишком близко к левому краю документа, чтобы страницы не порвались и не разлетелись. В то же время следует следить за тем, чтобы не мешала свободно обращаться со страницами документа (листать, снимать копии и так далее) и не заходила на текст.

Для прошивки устава, как правило, делают три прокола (реже – два прокола) на расстоянии в несколько сантиметров. Длина стежка не должна быть слишком короткой или слишком длинной. В среднем, будет достаточно расстояния между двумя проколами в 1,5-2 сантиметра, что в целом составит 3-4 сантиметра от первого отверстия до последнего.

Нить должна быть прочной. Используют либо специальную нить, либо обычную, но тогда ее складывают в несколько раз. Саму строчку прокладывают для надежности два раза. Концы нити завязывают узлом с обратной стороны документа, выпустив их из центрального отверстия. Концы не должны быть слишком короткими, обычно их длина составляет 6-10 сантиметров. Для верности нити и узел иногда заливают клеем, чтобы обеспечить сохранность и неприкосновенность прошитых страниц устава.

Далее на место прошивки приклеивают специальную информационную наклейку, в которой содержатся данные о том, сколько листов содержится в документе и о том, что все они пронумерованы. Она не должна быть слишком широкой, но в то же время, должна позволять разместить на ней необходимые записи и место прошивки.

Записи, сделанные на информационной наклейке, удостоверяют печатью предприятия и подписью руководителя. Наклейка должна заходить на место прошивки и свободные концы нити или как минимум, на концы нити, но не закрывать их целиком. Печать ставится с таким учетом, чтобы заходить на часть наклейки, концы нити и часть самого устава.

Обратите внимание

Непосредственно сам устав прошивается не слишком часто. Оригинал приходится прошивать тогда, когда предприятие в первый раз регистрирует устав при учреждении и в тех случаях, когда изменения в уставе подаются в налоговый орган в виде новой редакции устава. В остальных случаях речь, в основном, идет о копиях устава. Тем не менее, правила прошивки документа одни и те же.

При регистрации предприятий требуется подавать устав в таком виде, который предписан регламентирующими документами. Сами по себе правила подшивки устава достаточно просты, но отнестись к процессу следует серьезно.

Вам понадобится

• - нитки;
• - пломбирующий листок.

Инструкция

Сложите все листы устава в правильном порядке. Перепроверьте несколько раз, чтобы убедиться, что последовательность . Пронумеруйте страницы. Титульный лист устава не нумеруется, но на следующей странице нумерация начинается с двойки. То есть титульный лист вы учитываете, но не ставите на нем цифру. Затем все страницы сшиваются

Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

• порядковый номер документа, включенного в опись;
• номер и дата документа (если это необходимо);
• наименование документа;
• количество листов в документе;
• примечание;
• итоговая запись о количестве документов личного дела.

Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии личных документов, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.д.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Описи дел сдаваемых в архив По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов.

Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Архив документов

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив.

Важно

Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях - два месяца). Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года.

При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов. Порядок формирования архивных дел Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Сдача документов в архив

Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах.

Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив. 4) Обеспечение их сохранности. До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность.

Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Внимание

Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е. либо в одно дело за весь год, либо по месяцам, либо по всей организации, либо по каждому структурному подразделению. Лицевые счета по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Расчетно-платежные ведомости и лицевые счета могут формироваться внутри года по структурным подразделениям. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.
Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет.

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение 1) Экспертиза практической и научной ценности документации Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

• Для передачи в архив. В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
• Для хранения в структурных подразделениях компании.

3. оперативное хранение документов

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.

• Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение.

По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант - раз в год. 2) Оформление архивных дел. Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации.

Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.